O certyfikacji

Certyfikacja zgodności systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami normy ISO 14001 przeprowadzana jest zawsze przez niezależną i bezstronną  jednostkę certyfikującą. Cechy te charakteryzują więc również audit certyfikujący oraz podejście do niego auditorów go realizujących.
 

Podejmując decyzję odnośnie certyfikacji systemu zarządzania środowiskiem należy zwrócić uwagę, aby była ona przeprowadzana w systemie akredytacji. To, czy dana jednostka certyfikująca posiada akredytacje na certyfikację danego systemu zarządzania, determinuje „jakość” przyznanego nam w wyniku niniejszego auditu CERTYFIKATU ISO 14001. Poddanie się certyfikacji przez akredytowaną do tego jednostkę certyfikującą oznacza również, że przeprowadzone badanie skuteczności i zgodności naszego systemu zarządzania zostało przeprowadzone zgodnie z odpowiednimi standardami certyfikacji – takimi samymi w ponad 160 krajach na świecie. Akredytowana jednostka certyfikująca musi ponadto dbać o to, aby jej usługi prowadzone były zgodnie z odpowiednimi wymaganiami akredytacyjnymi.
 

Poza działaniami wymuszanymi przez jednostkę akredytowaną, z którymi firma poddająca się certyfikacji w rzeczywistości nie ma do czynienia są takie, które są bezpośrednio przez firmę odczuwalne, np. ilość czasu, jaką jednostka certyfikująca musi poświęcić na audit w danej firmie. Ma to przełożenie na ilość pracy jej auditora lub auditorów (w przypadku większych firm). Przekłada się to na koszty certyfikacji. Z tego względu rozpiętość cenowa auditów certyfikujących dla mikro i małych firm nie powinna być duża.
 

Jednak analizując i porównując oferty jednostek certyfikujących zawsze należy zwracać uwagę na całkowite koszty procesu certyfikacji, który trwa… 3 lata. W wyniku pozytywnej oceny systemu zarządzania firma uzyskuje certyfikat ważny przez okres 3 lat pod warunkiem poddawania się okresowym auditom nadzoru (przeprowadzanym po pierwszym i po drugim roku posiadania certyfikatu) i ich pozytywnym wynikom. Po upływie 3 lat firma ponadto musi podjąć decyzję o ewentualnej kontynuacji procesu (co wiąże się z poddaniem się re-certyfikacji) lub rezygnacji z tego typu działań. W związku z powyższym, analizując oferty na proces certyfikacji, zawsze należy brać pod uwagę koszty nie tylko certyfikacji, ale również auditów nadzorujących. Bardzo często również jednostki certyfikujące doliczają dodatkowe koszty dojazdu i pobytu (noclegów) auditorów w trakcie trwania auditu, opłaty za korzystanie ze znaku certyfikacji itp.
 

Dlatego ZAWSZE NALEŻY PATRZEĆ NA KOSZTY CAŁKOWITE PROCESU CERTYFIKACJI.
 

Proces certyfikacji wygląda we wszystkich jednostkach certyfikujących tak samo. Po podpisaniu umowy bądź przekazaniu zlecenia na certyfikację rozpoczyna się faza planowania auditu certyfikującego, w trakcie której jednostka certyfikująca określa termin auditu oraz auditora lub zespół auditorów w przypadku większych lub bardziej złożonych firm lub ich systemów (systemy zintegrowane). W ramach tych działań brane są pod uwagę wszelkiego rodzaju sugestie (dotyczące np. terminu, składu zespołu auditorów itp.) certyfikowanej firmy.
 

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż audity certyfikujące systemy zarządzania środowiskowego na zgodność z ISO 14001 są realizowane w dwóch fazach.
 

Pierwszy etap to weryfikacja dokumentacji systemu zarządzania oraz jego ogólnych założeń oraz spełniania wymagań prawnych. Na podstawie wyników z pierwszej fazy planowany jest w porozumieniu z Klientem termin drugiej fazy auditu (do 3 miesięcy od terminu pierwszej fazy). W trakcie drugiej fazy przeprowadzane są gruntowne badania zgodności systemu z wymaganiami normy ISO 14001, mającymi zastosowanie przepisami prawa ochrony środowiska oraz innymi, do których firma jest zobowiązana oraz skuteczność jego wdrożenia i utrzymywania. Zidentyfikowane przez auditorów niezgodności muszą być usunięte przed przyznaniem certyfikatu. Auditorzy w przypadku braku niezgodności krytycznych (dyskwalifikujących) w ramach spotkania zamykającego wypowiadają formułkę: „będziemy rekomendowali system zarządzania wdrożony Państwa firmie do uzyskania certyfikatu zgodności ISO 14001”. Na podstawie przygotowanej przez nich dokumentacji audytowej oraz ich rekomendacji certyfikat jest przyznawany przez jednostkę certyfikującą. W przypadku pozytywnej rekomendacji systemu przez auditorów jednostka certyfikująca praktycznie nie ma możliwości podważenia ich decyzji i nie przyznania firmie certyfikatu.
 

W trakcie auditu odpowiedzialni za poszczególne obszary oraz audytorzy (na zakończenie auditu w ramach tzw. ‘spotkania zamykającego’) przedstawią poza rekomendacją swoje uwagi zarówno pozytywne, jak również negatywne poczynione w trakcie auditu. Niedopuszczalna i niezgodna z praktykami audytowania jest sytuacja, kiedy w raporcie audytorzy umieszczają niezgodności albo swoje negatywne spostrzeżenia pomimo ich wcześniejszego nieprzedstawienia firmie. O wszelkich niezgodnościach i spostrzeżeniach firma dowiaduje się od prowadzących audit auditorów.
 

Praktycznie istnieje bardo małe prawdopodobieństwo, że w ramach przeprowadzonego auditu nie zostanie stwierdzona żadna niezgodność czy spostrzeżenie auditorów względem badanego systemu zarządzania. Nie należy przejmować się jednak każdą małą niezgodnością lub spostrzeżeniem, którym może być np. brak podpisu pod danym dokumentem. Istotne natomiast jest, aby audytorzy nie stwierdzili żadnej z krytycznych (nazywanych również dużymi) niezgodności, które dyskwalifikują system zarządzania do przyznania mu certyfikatu ISO 14001 potwierdzającego jego zgodność z wymaganiami normy i przepisami prawa ochrony środowiska.
 

Małe niezgodności oraz spostrzeżenia nie dyskwalifikują systemu, a występują często ze względu na fakt, iż audytorzy muszą wykazać się „rzetelnością” auditu. W stosunku do niezgodności należy jednak bezzwłocznie uruchomić odpowiednie działania naprawcze oraz korygujące. W przypadku niektórych jednostek wystarczy samo przekazanie planu tych działań, aby zakończyć dany audit, w przypadku innych  – wymagane są dowody potwierdzające, że niezgodność została usunięta, co musi nastąpić ze względu, iż ich brak wstrzymuje przyznanie certyfikatu.