Samemu czy zlecić

Decyzja kierownictwa dotycząca wdrażania systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z ISO 14001 wiąże się z zapewnieniem odpowiednich środków do realizacji niniejszego projektu. Decyzja ta powinna być podjęta w oparciu o zasoby, jakimi obecnie dysponuje przedsiębiorstwo – w tym najistotniejsze – zasoby ludzkie.
 

W przypadku braku personelu o odpowiednich kwalifikacjach potrzebnych do wdrożenia systemu we własnym zakresie należy podjąć decyzję, które z rozwiązań będzie dla przedsiębiorstwa bardziej efektywne –  wdrożenie we własnym zakresie czy też skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy doradczej. Jest to szczególnie istotne w przypadku systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001 ze względu na niezbędną do realizacji tego projektu wiedzę z zakresu przepisów prawa środowiskowego. Przepisów prawa, które dodatkowo często ulegają zmianom lub są wprowadzane nowe przepisy, które po upływie okresu przejściowego (vacatio legis) powinny być w pełni przestrzegane przez przedsiębiorstwa, nierzadko pod groźbą dotkliwych kar.
 

Podejmując decyzje odnośnie sposobu wdrażania systemu zarządzania ISO 14001 należy brać pod uwagę przedstawione poniżej aspekty:
 

Co się wiąże z wdrażaniem systemu zarządzania we własnym zakresie:

• konieczność zapewnienia odpowiednich kwalifikacji personelu poprzez szkolenia lub zatrudnienie osoby/osób posiadających niezbędną wiedzę i praktykę w tym z zakresu przepisów prawa środowiskowego

• potrzeba poświęcenia czasu, który w normalnych warunkach byłby spożytkowany przez pracowników na realizację ich codziennych zadań i obowiązków. Należy zwróć uwagę na fakt, że czas ten będzie niezbędny do:

  • uczestnictwa w szkoleniach potrzebnych do uzyskania wiedzy niezbędnej do wdrożenia systemu oraz z zakresu wymagań normy ISO 14001 i mających zastosowanie przepisów prawa

  • uczestnictwa w działaniach, których celem jest opracowanie niezbędnych regulacji systemu zarządzania (procedury, instrukcje i formularze systemowe, księga zarządzania środowiskowego itp.)

  • uczestnictwa w szkoleniach personelu w celu wdrożenia w życie nowych regulacji

  • uczestnictwa w szkoleniach umożliwiających zdobycie niezbędnej wiedzy i kompetencji umożliwiających przeprowadzanie audytów wewnętrznych

  • realizacji działań weryfikacyjnych: audyty wewnętrzne, przegląd przez kierownictwo

• koszty zatrudnienia pracowników o niezbędnej wiedzy lub przeszkolenie obecnych pracowników z zakresu regulacji systemu zarządzania środowiskiem i przepisów prawa środowiskowego, w celu przeprowadzania weryfikacji i doskonalenia systemu zarządzania

• potencjalnie utracone korzyści w wyniku realizacji działań nie leżących w ramach zakresów codziennych zadań i obowiązków

Co się wiąże z wdrażaniem systemu zarządzania z pomocą zewnętrznej firmy doradczej:

• Potrzeba współpracy z zewnętrznymi specjalistami oraz przekazanie im wiedzy odnośnie funkcjonowania firmy, oferowanych przez nią wyrobów lub usług, realizowanych procesów, surowców i zasobów wykorzystywanych do realizacji powyższych, efektach środowiskowych prowadzonej działalności itp. (uwaga: w tym zakresie należy zwrócić uwagę na odpowiednie zapisy w umowie odnośnie poufności danych i informacji, niezachowanie odpowiedniego poziomu poufności danych w przypadku kiedy dotyczą one braku zgodności z prawem ochrony środowiska, może mieć poważne konsekwencje finansowe dla firmy)

• Koszty związane z wynagrodzeniem dla zewnętrznych specjalistów (w przypadku odpowiednich negocjacji na etapie ofertowania – przed podpisaniem umowy należy zwrócić uwagę, czy koszty wszystkich niezbędnych działań i ich składowe zostały ujęte w ramach danego budżetu)

• Znacznie mniejsza potrzeba poświęcenia czasu pracowników (w szczególności kadry kierowniczej). Czas ten będzie niezbędny do:

  • Uczestnictwa w spotkaniach z zewnętrznym specjalistą w celu przekazania mu wszystkich niezbędnych informacji i weryfikacji owoców jego pracy

  • Uczestnictwa w ogólnych szkoleniach z zakresu systemu zarządzania przeprowadzanych w ramach projektu wdrożeniowego

  • Uczestnictwa w audytach przeprowadzanych przez specjalistów zewnętrznych (uczestnictwo po stronie audytowanej, co umożliwi odpowiednie merytorycznie i psychiczne przygotowanie do audytu zewnętrznego)

Współcześnie coraz większą rolę odgrywają projekty realizowane na zasadzie outsourcingu – czyli zlecane na zewnątrz konsultantom specjalizującym się w tego rodzaju działalności. Wiążą się one z:

• Oszczędnością czasu realizacji projektu.

  Doświadczony konsultant sprawniej, szybciej i efektywniej poprowadzi cały projekt od początku do końca

• Rzeczywistą oszczędnością kosztów projektu

  Pomimo wydatku na pracę zewnętrznych specjalistów, po podliczeniu wszelkich kosztów oraz potencjalnie utraconych korzyści i różnicy w czasie trwania projektów realizowanych jedną i drugą metodą, koszty te będą niższe niż w przypadku realizacji projektu we własnym zakresie.

• Zapewnieniem odpowiedniego stopnia zgodności działalności z mającymi zastosowanie przepisami prawa oraz innymi, do których to realizacji przedsiębiorstwo jest zobowiązane

Z coraz większym przekonaniem (w szczególności po uwzględnieniu całkowitych kosztów bezpośrednich i pośrednich) polscy przedsiębiorcy sięgają po zewnętrznych specjalistów. Dotyczy to obecnie przede wszystkim usług związanych z prowadzeniem procesów: bhp, księgowych i kadrowo płacowych. Jednak coraz częściej są to również usługi, po które przedsiębiorstwa sięgają okazjonalnie: usługi prawne, doradztwo finansowe, podatkowe lub właśnie doradztwo w zakresie zarządzania. Managerowie chętniej decydują się na korzystanie z czyjejś wiedzy i doświadczenia niż na samodzielne zdobywanie tej wiedzy w celu często jednorazowego jej wykorzystania. Zwłaszcza w przypadkach, kiedy wiedza ta ulega dezaktualizacji (w wyniku zmieniających się przepisów prawa)
 

Zapraszamy do kontaktu z nami. Przedstawimy dodatkowe argumenty przemawiające za zleceniem projektu wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego specjalistom z zewnątrz. Dodatkowo często miłym zaskoczeniem dla przedsiębiorców jest fakt, iż zarówno koszty realizacji projektów, jak również czas przeznaczany na ich realizację nie są wysokie, jak to mylnie króluje w przekonaniu większości managerów.
 
Zapraszamy do kontaktu z nami w tej sprawie